Artigo 1. Tipos de sesións de órganos

As sesións dos órganos colexiados da Universidade de Santiago de Compostela

poderán ser:

a) Presenciais, nas que os membros estarán no lugar da reunión

b) Telemáticas, nas que os membros participarán mediante sistemas electrónicos corporativos

c) Mixtas, nas que unha parte dos membros participarán na reunión por medios electrónicos e outra parte farano de xeito presencial.

Artigo 2. Regulación de sesións telemáticas

No caso de que o Regulamento de réxime interno contemple as sesións das reunións do órgano por medios telemáticos, estarase a esa regulación. Se non fose así, será de aplicación o establecido nesta Instrución, que se deberá comunicar aos membros do órgano. Para estes efectos consideraranse como órganos colexiados os previstos con tal condición na normativa da Universidade de Santiago de Compostela.

Artigo 3. Sesións telemáticas e disposición de espazos e medios axeitados para o seu desenvolvemento

1. Considerarase que a sesión é telemática ou a distancia cando sexa convocada pola secretaría do órgano con ese carácter e todos os integrantes do órgano colexiado sigan a sesión a través dun dispositivo electrónico.

2. Considerarase que a sesión é mixta cando sexa convocada pola secretaría do órgano con este carácter e, polo menos, un dos integrantes do órgano colexiado siga a reunión a través dun dispositivo electrónico. Neste caso, será necesario que, nas 24 horas seguintes ao envío da convocatoria, a persoa interesada en asistir telematicamente o solicite de forma xustificada á secretaría do órgano. O membro interesado poderá asistir á sesión se a sala dispón dos medios técnicos axeitados e se aproba a súa asistencia por medios electrónicos con carácter previo ao inicio da reunión.

3. Por acordo do órgano poderanse determinar os casos xustificados para a asistencia por medios electrónicos nas sesións presenciais e o procedemento de aprobación das solicitudes de asistencia por estes medios.

4. A presidencia e secretaría dos órganos colexiados da USC decidirán sobre o desenvolvemento das sesións telemáticas, sempre que dispoñan dos espazos e medios técnicos axeitados. Estas sesións deberán realizaranse mediante os sistemas corporativos (MS Teams...).

Artigo 4. Convocatoria de reunións mediante sesións telemáticas

1. As convocatorias efectuaranse segundo o indicado na normativa de réxime xurídico do sector público e no regulamento de réxime interno do órgano colexiado ou nesta Instrución. Nelas especificaranse os medios electrónicos de conexión que se utilizarán e, de ser o caso, as sedes nas que estarán dispoñibles estes medios.

2. Na convocatoria da sesión poderase determinar que esta se poida realizar telematicamente con carácter síncrono ou asíncrono.

3. A documentación deberá estar a disposición dos membros do órgano colexiado coa debida antelación, por correo electrónico ou nun repositorio corporativo compartido.

Artigo 5. Constitución válida do órgano colexiado en sesións telemáticas

1. O órgano colexiado constituirase validamente de conformidade co establecido no seu regulamento de réxime interno.

2. A secretaría do órgano deberá verificar a identidade dos participantes e facer constar na acta os membros asistentes e o medio electrónico empregado.

Artigo 6. Desenvolvemento das sesións telemáticas e mixtas

1. As sesións telemáticas considerarase celebradas na sede na que se atope a presidencia do órgano colexiado. No caso de que ningún membro se atope en localizacións da USC a sede será o domicilio do órgano.

2. As sesións mixtas consideraranse celebradas no lugar onde teña lugar a reunión presencial.

Artigo 7. Sesións telemáticas síncronas

As sesións telemáticas consideraranse síncronas cando se desenvolvan en liña e de xeito simultáneo.

Artigo 8. Sesións telemáticas asíncronas

1. As sesións consideraranse asíncronas cando se produzan con intervencións sucesivas dentro dun período temporal definido previamente.

2. A sesións asíncronas celebraranse mediante un foro organizado pola secretaría do órgano, no que poderá participar calquera dos membros do órgano mediante unha ferramenta institucional habilitada para o efecto.

3. Na convocatoria das sesións asíncronas precisarase a duración da sesión, coa indicación do día e hora de comezo e de fin. De non indicarse nada, entenderase que o lapso de tempo da sesión será de 24 horas a contar dende o envío da convocatoria.

4. Finalizado o prazo para a realizar intervencións, o presidente ou presidenta do órgano formulará as propostas de acordo, en relación con cada un dos puntos da orde do día.

A persoa que asuma a secretaría remitirá as propostas aos membros do órgano. Para a adopción dos acordos actuarase segundo o establecido no artigo 9 desta Instrución.

Artigo 9. Adopción de acordos nas sesións telemáticas e mixtas

1. Os acordos realizados en sesións telemáticas e mixtas en serán adoptados por asentimento ou por votación, segundo se dispoña no seu regulamento de réxime interno.

2. Cando a totalidade das votacións se produza por medios electrónicos, estas realizaranse a través dos medios técnicos que a USC poña a disposición dos membros do órgano (MS Teams, MS Forms...).

3. No caso de sesións mixtas as votacións realizaranse preferentemente por manifestación de cada un dos membros do órgano a través do medio utilizado para participar na sesión.

4.- Cando sexa necesario realizar votacións secretas, todas elas efectuaranse de xeito presencial ou telemático, segundo decida a presidencia, garantindo sempre o anonimato dos membros do órgano colexiado agás, en caso de empate, o do presidente ou presidenta do órgano cando este voto teña carácter dirimente.

Artigo 10. Actas

1. O secretario ou secretaria levantará acta de cada sesión que celebre o órgano colexiado na que especificará necesariamente os e as asistentes, a orde do día da reunión, as circunstancias de lugar e tempo nas que se celebrou, os puntos principais das deliberacións agás que a sesión sexa gravada e se incorpore na acta a pegada dixital, así como o contido dos acordos adoptados.

2. A acta de cada sesión poderá aprobarse na mesma sesión ou na inmediata seguinte.

O secretario ou secretaria elaborará a acta co visto e prace do presidente ou presidenta e remitiraa a través de medios electrónicos aos membros do órgano colexiado, que poderán manifestar polos mesmos medios a súa conformidade ou reparos ao texto a efectos da súa aprobación, considerándose en caso afirmativo aprobada na mesma ou na seguinte reunión, segundo conste na orde do día da convocatoria.

Artigo 11. Votacións para a elección de órganos unipersoais

1. As votacións para a elección de decanos ou decanas de Facultade, directores ou directoras de Escola e directores ou directoras de Departamento quedan fóra do ámbito de aplicación desta Instrución e desenvolveranse segundo o establecido na normativa electoral de aplicación.

2. Os órganos colexiados poderanse reunir por medios telemáticos para a elección de órganos unipersoais distintos dos mencionados no apartado anterior. A votación poderá ser electrónica a través dun medio que garanta o anonimato ou por votación presencial en urna.

3. O presidente ou presidenta establecerá o período de votación secreta, electrónica ou en urna. Neste último caso a urna deberá ser custodiada polas persoas que exerzan a presidencia e a secretaría da sesión. Poderase habilitar unha segunda urna se o órgano colexiado tivera membros nos dous campus. Neste caso o presidente ou presidenta determinará as persoas que se encargarán de custodiala no campus no que non estea a presidencia.

Artigo 12.Gravación das sesións

1. As sesións poderán ser gravadas exclusivamente pola secretaría do órgano coa finalidade de apoio á redacción da acta. Neste caso, unha vez aprobada a acta procederase á destrución do arquivo da gravación.

2. As sesións tamén poderán ser gravadas pola secretaría do órgano para ser incorporadas á acta da sesión, previo acordo do órgano colexiado. Neste caso a gravación deberá realizarse cun medio que garanta a súa custodia nun sistema informático corporativo da USC e do que se poda extraer unha pegada dixital segura e permanente para poder ser incorporada á acta.

3. Non se permitirá a gravación total ou parcial das sesións aos demais membros dos órganos agás acordo puntual do propio órgano.

4. Tampouco se poderá usar intelixencia artificial (IA) durante o transcurso das sesións nin para o tratamento posterior da gravación.