Primeira. Estrutura da intranet

A intranet dos servizos e unidades organizarase en bloques, que serán predefinidos nuns casos e de libre creación por parte das unidades administrativas noutros. Estes bloques ordenaranse en base nun sistema de ficheiros (carpetas) que, á súa vez, estarán organizados en outros ficheiros (subcarpetas), de modo que a documentación en soporte electrónico creada e/ou recibida polos servizos e unidades administrativas poida ser clasificada e agrupada conforme a unha estrutura lóxica e normalizada.

O sistema de ficheiros da intranet terá, como mínimo, os seguintes bloques predefinidos:

a.- Bloque A. Carpeta Xeral

Esta carpeta conterá a documentación de carácter xeral e uso común a todo o servizo ou unidade, así como aquela que se pon a disposición das persoas administradas, de carácter informativo ou de trámite, como, por exemplo:normativa, formularios, memorias de servizo, documentos “tipo”, documentos de apoio informativo, etc.

Esta carpeta xeral deberá ter unha estrutura normalizada que facilite o uso compartido dos recursos dispoñibles.

b.- Bloque B. Carpeta de Procedementos

Estará conformada por todos os procedementos administrativos que se xestionan no servizo ou unidade. Cada un destes procedementos contará cunha carpeta específica individualizada co código de procedemento ou código de identificación numérico no seu defecto, e unha denominación normalizada.

Exemplo: DAI_1_Dereito de acceso á información pública

A carpeta dun procedemento incorporará, á súa vez, unha subcarpeta indicando o ano e unha identificación de referencia.

Exemplo: 2024_DAI

Así mesmo, os expedientes dixitais deberán incluír toda a documentación, desde a fase de iniciación (solicitude), instrución (informes, documentos de trámite,...) ata a de finalización (resolucións, notificacións,...), incluída a documentación xerada noutros servizos e unidades ou a obtida por medio da interoperabilidade administrativa, de modo que estean completos e sexan fidedignos coa xestión realizada. Tamén formarán parte deles os borradores dos documentos e as súas sucesivas versións.

c.- Bloque C. Carpeta de Órganos colexiados

Nesta carpeta incluirase toda a documentación dos órganos colexiados vinculados ao servizo ou unidade, agás as de órganos colexiados que formen parte dun expediente específico (por exemplo os órganos de procesos selectivos), que se incorporarán á carpeta de procedementos.

A organización desta carpeta realizarase por cada órgano e, dentro del, clasificarase por anos e por data de reunión (ano, mes e día en cifras arábigas).

Dentro de cada subcarpeta deberán arquivarse as convocatorias xunto coa documentación posta a disposición, a acta da reunión e as certificacións dos acordos.

Exemplo: 1_XUNTA DE FACULTADE

A carpeta incorporará, á súa vez, unha subcarpeta para cada ano.

Exemplo: 2024_1_Xunta de Facultade

20240204_Sesión Xunta de Facultade

d.- Bloque D. Carpeta de Documentación non adscrita a procedementos

Nesta carpeta incluirase a documentación interna do servizo ou unidade administrativa que non se corresponda cun procedemento tramitado ou xerado no servizo, tales como reunións informais internas, propostas, informes para outros servizos, certificacións, memorias, etc.

A estrutura será definida por cada servizo ou unidade con títulos normalizados facilmente identificables e agrupada por anos.

e.- Bloque E. Carpeta de Outra documentación

Esta carpeta incluirá a documentación de libre disposición de cada servizo ou unidade administrativa e terá a organización interna que mellor se axuste ás necesidades de cada un deles. Estará integrada unicamente polos documentos que non precisan ser arquivados por non ter valor xurídico ou administrativo e que, polo tanto, poden ser destruídos.

Exemplo de estrutura de carpetas:

Segunda. Pautas para o arquivado

Na denominación das carpetas e subcarpetas debe primar a claridade e a simplificación na redacción de xeito que permita a identificación do contido, así como o uso de guións baixos para a separación da información.

Así mesmo, co obxecto de evitar confusións e facilitar a xestión documental, é importante que cada servizo ou unidade nomee as carpetas e subcarpetas novas que se creen de xeito uniforme para que todo o persoal empregue a mesma denominación tanto para os procedementos como para os expedientes.

Os expedientes dixitais que se xeren anualmente en cada procedemento serán nomeados conforme ao seguinte código: Ano_EXP_Título do expediente (nome da persoa solicitante ou identificación de referencia do servizo ou unidade)_Nº de expediente.

Exemplo: 2024_EXP_DAI_Ingrid Stevenson_001

No caso de series documentais que conten con estudo de avaliación aprobado, deberá utilizarse a denominación oficial e o código de clasificación asignado. Esta información será facilitada polo Arquivo Histórico da USC cando corresponda.

Os borradores dos documentos deben conter no título as sucesivas versións, que deben aparecer numeradas correlativamente ata a versión final (v1, v2, ..., vf).

O número máximo de caracteres das denominacións das carpetas e do nome dos arquivos será de 100, tendo en conta que os espazos computan como tres caracteres.

Os correos electrónicos non serán arquivados nestas carpetas agás que sexan relevantes para a resolución do asunto ou acheguen unha información substancial.

Neste caso, arquivaranse en formato pdf na carpeta dixital do expediente correspondente.

Terceira. Uso compartido da información

A documentación que teña que ser compartida con outros servizos ou unidades por razóns de trámite farase mediante hipervínculo ou enlace de acceso ao documento que figure na carpeta, tratando de evitar a realización de copias.

O traballo conxunto dentro da mesma unidade realizarase preferentemente mediante o sistema de compartir e traballar sobre o mesmo documento, que se localizará na carpeta da intranet.

Cuarta. Configuración das aplicacións de escritura

Configurarase a aplicación de escritura (word, libreoffice, excel...) de modo que a tramitación dos documentos se faga contra as carpetas da intranet, procurando que figure a menor documentación posible nos ordenadores persoais e a documentación poida ser accesible polo resto do persoal da unidade ou servizo, conforme aos permisos de acceso que se establezan.

Quinta. Mellora continua do procedemento de arquivado

O procedemento de arquivado será revisado periodicamente para comprobar o correcto cumprimento das regras de arquivo recollidas nesta Instrución e para propoñer as melloras que correspondan. As dúbidas e suxestións sobre o cumprimento e mellora deberán dirixirse a arquivo.historico@usc.gal.